Холодное письмо: определение, структура, советы по написанию

Холодным называется письмо пользователю, который еще не является клиентом компании-отправителя. Цель холодных писем — предложить свои услуги, отправить коммерческое предложение. Другими словами, мотивировать адресата к покупке продукта компании.

При этом массовая рассылка холодных писем не только кажется спамом, но им и является: об этом говорит Федеральный Закон о рекламе (ч. 1, ст. 18 Закона N 38-ФЗ). Регулируя массовые почтовые рассылки, законодательство защищает тех пользователей, которые не давали разрешение на получение рассылки на свои электронные адреса.

Поэтому если вы планируете обратиться к человеку, который не ожидает письма от вас, составлять письмо нужно так, чтобы он не отправил его в спам и не пожаловался на вашу эл. почту. Правила написания качественного и продающего холодного письма мы рассмотрим в данной статье.

Для чего рассылаются холодные письма

Для начала разберемся, какие задачи может выполнять холодное письмо и чем оно полезно бизнесу.

• Холодные письма помогут расширить клиентскую базу, если отправляются людям, потенциально заинтересованным в продукте. Благодаря грамотно составленному холодному письму компания может побудить пользователя подписаться на регулярную рассылку, начать сотрудничество или, например, перейти на сайт, чтобы сделать заказ.
• С помощью холодного письма обратиться к человеку можно в удобное для него время. В отличие от звонка, на который необходимо выделить время зачастую в неожиданный момент, электронное письмо дает адресату свободу выбора. Он прочтет письмо, когда будет свободен от прочих занятий, и поэтому сможет уделить ему достаточно внимания и интереса.

Структура холодного письма

Эффективнее всего холодное (или любое другое) электронное письмо подействует на получателя, если будет представлять из себя целостный и понятный текст, а не поток мыслей в случайном порядке. Поэтому составление холодного письма необходимо начать с построения структуры:

Приветствие

Поздороваться с собеседником — обязательное правило в любом формате диалога. Деловая переписка, как правило, предполагает использование обращения на «вы». Поэтому и для приветствия следует подобрать подходящую форму.

Здравствуйте, Иван Алексеевич

Блок «О компании»

Эта часть письма необходима для презентации компании или специалиста. Важно не пропускать эту часть, ведь получателю холодного письма в первую очередь хочется понять, кто вы и зачем обращаетесь именно к нему.

Я представляю юридическую компанию «ХХХ» — лидера на рынке юридических услуг с 2009 года, рекордсмена по выигранным делам за 2019 год, а также сертифицированного поставщика профессионального обучения. «ХХХ» постоянно стремится к профессиональному и личностному развитию своих сотрудников, воплощает комфортную среду внутри коллектива и заботится о его интересах.

Оффер

Непосредственно предложение о сотрудничестве с описанием, условиями и выгодами для получателя письма.

О ваших профессиональных заслугах мы прочитали в онлайн-издании «YYY» и сразу поняли, что наша компания нуждается в таких ответственных и находчивых юристах, как вы. «ХХХ» предлагает вам должность юридического консультанта и следующие условия работы: [список условий]. Заработная плата: оклад 200 тыс.руб. с процентами 20% от каждого успешно закрытого дела.

Призыв к действию

Если вы мотивируете собеседника выполнить какое-либо действие — ответ на определенный вопрос в письме, переход по ссылке, осуществление звонка — добавьте призыв к действию. Так пользователь сразу поймет, чего именно вы от него ждете, а вам не придется размышлять, понял ли он, что вы хотели получить в ответ.

Если вам интересно мое предложение, сообщите об этом в ответном письме или позвоните по номеру 8ХХХ-ХХХ-ХХХХ.

Подпись

Не забудьте представиться повторно — так человек быстро найдет название компании или ваше имя в письме без необходимости перечитывать его полностью. Помимо этого в подписи будет полезно указать контактные данные.

Ольга, HR-менеджер компании «ХХХ»

8ХХХ-ХХХ-ХХХХ

XXX@mail.ru

Как написать продающее холодное письмо

Для того чтобы холодные письма получались ненавязчивыми и привели к успешному сотрудничеству с адресатом, старайтесь придерживаться следующих рекомендаций:

Холодное письмо может стать действенным способом привлечения клиентов, если подойти к его составлению ответственно и внимательно. Четкая и логичная структура, интересный текст, выгодное и понятное предложение, привлекательный визуал — то, что не даст адресату отправить ваше холодное письмо в папку «Спам».

Успехов!