Дорожная карта проекта: определение, цели, виды, этапы создания и сервисы для разработки

Дорожная карта или roadmap проекта — это документ, описывающий последовательность этапов проекта, ответственных, их задачи, сроки выполнения всех работ. В отличие от плана проекта, в roadmap нет подробного описания каждой задачи. Но, как и план, дорожная карта обозревает путь выполнения проекта целиком, чтобы каждый участник видел конечную цель и шаги по направлению к ней.

Разработка дорожной карты будет полезна при планировании компанией нового продукта, изменении стратегии для корпорации или целой отрасли, и даже при построении личного карьерного плана.

Для чего нужна дорожная карта проекта

Она может пригодиться руководителям, команде и каждому сотруднику в отдельности для следующих задач:

• Для выявления возможных проблем и рисков. Определив все необходимые этапы проекта заранее, вы увидите картину целиком — а благодаря этому сможете найти риски задолго до возникновения проблемы. Если вы узнаете о ней заранее, вы сможете предотвратить ее появление. А если решить проблему невозможно, вы успеете подготовить проект к возможным последствиям.
• Для распределения ответственности. Из-за того, что дорожная карта проекта отражает лишь краткую суть каждой задачи, указанные зоны ответственности будет удобно посмотреть в любой момент. Руководитель проекта, сотрудники или команды сотрудников, на которых стоит задание, всегда могут открыть дорожную карту и проверить свои обязанности, а также обязанности других участников.
• Для упрощения понимания сути проекта. На дорожной карте обязательно указываются промежуточные и конечные цели, которых нужно достичь. Особенно это полезно, когда над проектом работают много групп — например, разные отделы в корпорации. Каждый участник, выполняя свою часть, будет знать, ради чего он это делает и какой вклад вносит в достижение главной цели.
• Для контроля сроков выполнения. При составлении roadmap для каждого этапа создатели указывают сроки выполнения, однако впоследствии они могут корректироваться при назначении ответственного работника или отдела. Согласованный дедлайн поможет всем участникам ориентироваться в процессе работы и распределять собственные задачи таким образом, чтобы не задерживать других исполнителей.

Какие виды дорожных карт существуют

В этой статье мы рассмотрим две классификации дорожных карт: по области применения и по методике управления проектами. Создавать дорожные карты можно для проектов в любом направлении деятельности, но больше всего они популярны в маркетинге, продажах и при создании или изменении бизнес-продуктов.

Маркетинговая дорожная карта используется при планировании продвижения. На такой roadmap указываются этапы раскрутки, выбранная стратегия продвижения и его желаемый итог.

Продуктовая дорожная карта нужна не только при создании новых продуктов, но также при их совершенствовании. Например, компания хочет выполнить редизайн старого продукта и подкорректировать его суть. На roadmap прописывается каждый шаг и обозначается тот результат, которого компания хочет достичь в конце проекта.

Roadmap для отдела продаж полезна, например, чтобы спланировать увеличение объема продаж. В качестве цели ставится конкретное число и перечисляются задачи, выполнение которых приведет к намеченному уровню.

Дорожная карта формируется на основании методики управления проектами. В зависимости от конечной цели определяется и способ работы над ней.

Каскадная (waterfall) дорожная карта проекта подразумевает, что все этапы выполняются последовательно. Как правило, каскадный тип выбирается для масштабных и долгих проектов.

Гибкий (agile) тип позволяет работать над проектом с помощью спринтов. Иначе говоря, все задачи разбиваются на еще более мелкие, а по их выполнению достигаются краткосрочные цели.

Как создать дорожную карту проекта

Чтобы дорожная карта стала важным и полезным источником информации для всех участников, к ее созданию нужно подходить обдуманно.

Этап 1. Определение целевой аудитории, постановка целей и задач

Задайте себе вопрос «кто будет читать эту карту?», а затем составьте портрет целевой аудитории на основании ответа. В дальнейшем вам потребуется разработать визуал карты и выбрать интонацию для текстов. Не пренебрегайте изучением ЦА, ведь для успешного выполнения проекта нужно, чтобы участники понимали карту одинаково.

Цель должна быть выставлена четко, конкретно и честно. Чем проще вы напишете, тем лучше — у команды не будет сомнений в том, что вы имели в виду, тогда работа будет слаженной.

Этап 2. Выбор формата

Подумайте, как эффективнее для вас и исполнителей решать задачи — друг за другом или одновременно (каскадный или гибкий тип). Узнайте, есть ли у участников возможность работать по выбранному формату.

Этап 3. Разбивка на крупные задачи, указание дедлайнов

Карта — это путь до конечной точки. Разделите путь на несколько этапов, чтобы было легко отслеживать прогресс, а также выделите те задания, которые могут выполнить только определенные рабочие группы или специалисты. Для всех задач укажите дедлайн — крайний срок выполнения задания. Это поможет держать дисциплину, а также даст другим участникам информацию об оставшемся времени на выполнение своих собственных задач.

Этап 4. Формирование команды, распределение обязанностей по участникам

Если ваш проект требует сотрудников из разных отделов, в команду возьмите тех, кто подходит вам, а также согласен на выполнение будущих обязанностей. Подготовьте список запасных участников из необходимых отделов — тех, кто будет готов помочь в случае неожиданных обстоятельств. В дорожной карте укажите имена ответственных за различные задачи. Это поможет следить за исполнением вам, как руководителю, и послужит справкой для прочих участников.

Сервисы для создания дорожной карты проекта

Дорожную карту вы можете создать в специальном для этого сервисе, либо с помощью простых инструментов. Убедитесь, что выбранный сервис доступен для всех участников проекта.

Google Таблицы

Power Point, Google Slides, Keynotes

Для разработки roadmap можно использовать презентации: у них больше визуальных инструментов, которые помогут сделать карту удобной для восприятия. Для того чтобы доступ к такой карте был у всех причастных, рекомендуем работать в онлайн-версиях программ.

GanttPRO

Программа для управления проектами, в которой есть шаблоны для отображения информации (диаграмма Ганта, таблица, доска, таймлайн). В GanttPRO можно настроить уведомления об изменениях для всех участников и каждого в отдельности по нужным задачам. Платформа позволяет загружать сторонние файлы (такие, как PDF и Excel, например). 14 дней на использование программы пользователю дается бесплатно — небольшой демо-период, за который вы сможете понять, подходит ли функциональность программы вашим ожиданиям.

Miro

Сервис для управления проектами с онлайн-доской, на которой можно отразить суть, краткосрочные и долгосрочные цели, поделиться этим со всей командой. Просматривать доску смогут все, кому вы предоставите доступ, но редактировать — только вы. В Miro есть шаблоны досок, а также возможность создавать доски самостоятельно.

RoadMunk

Сервис предназначен для создания визуальной составляющей и не рассчитан на доступность для всей команды проекта. С помощью RoadMunk пользователь может создать презентацию для будущего показа другим. Программа предоставляет две недели демо-ознакомления бесплатно. В ней есть готовые шаблоны и возможность создать карту с нуля. К тому же, сервис позволяет загружать файлы разных форматов (например, табличных).

JiraSoftware

Этот способ подойдет компаниям, которые уже работают на платформе Jira. В JiraSoftware можно проектировать дорожные карты, приглашать в них сотрудников или целые отделы, планировать различные сценарии осуществления проекта.

Правильно составленная дорожная карта проекта станет эффективным инструментом регулирования работы сотрудников, выполняющих проект любой сложности и длительности. Выбрав метод и сервис для ее разработки, убедитесь, что это удобно для всех, кто участвует в проекте. Дорожная карта — это ориентир, к которому сотрудники могут обратиться в любой момент и вспомнить, для чего в конечном итоге они работают, чего нужно достичь и каким путем. Используйте на карте простые формулировки, не перегружайте ее лишней информацией и сделайте визуально удобной.

Успехов!